Kebijakan Privasi VybeFlow

1. Tentang dokumen ini

VybeFlow adalah layanan yang dioperasikan oleh PT Horizon Vyber Nusantara (sebelumnya PT Vyber Asia Cloud) (“kami”), dengan alamat di Plosokuning 5 RT 25, RW 10, Kel. Minomartani, Kec. Ngaglik, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55581, Indonesia. Layanan ini diakses melalui vybeflow.vyber.id.

Kebijakan ini berlaku untuk konsol VybeFlow, chatbot website yang Anda pasang lewat SDK kami, dan seluruh integrasi channel yang Anda sambungkan melalui layanan ini. Kebijakan ini tidak berlaku untuk situs, aplikasi, atau layanan pihak ketiga yang Anda hubungkan sendiri — termasuk WhatsApp, Instagram, dan Telegram, yang masing-masing punya kebijakan privasinya sendiri.

Bacalah bersama Syarat & Ketentuan dan Kebijakan Data WhatsApp.

2. Dua peran kami atas data Anda

Perbedaan ini menentukan hampir semua isi dokumen ini, jadi kami letakkan di depan.

Sebagai Pengendali Data

Untuk data akun bisnis Anda — nama, alamat email, nomor telepon, anggota tim beserta perannya, riwayat langganan, dan pembayaran — kami bertindak sebagai pengendali. Kami yang menentukan untuk apa data itu dipakai, dan Anda dapat menggunakan hak-hak di bagian 10 langsung kepada kami.

Sebagai Pemroses Data

Untuk isi percakapan dengan pelanggan Anda — pesan, nomor telepon, nama akun, lampiran, tiket, dan catatan — kami bertindak sebagai pemroses atas nama Anda. Andalah pengendalinya. Anda yang menentukan pelanggan mana yang dihubungi, pesan apa yang dikirim, dan berapa lama data itu disimpan di dalam akun Anda.

Konsekuensinya nyata: bila pelanggan Anda meminta datanya dihapus, permintaan itu ditujukan kepada Anda, bukan kepada kami. Kami menyediakan alatnya dan akan membantu bila diminta, tetapi kewajiban menjawabnya ada pada Anda. Bagian 11 menjelaskan cara melakukannya.

3. Data yang kami kumpulkan

Yang tidak kami kumpulkan. Kami tidak meminta dan tidak menyimpan nomor kartu kredit atau data kartu lainnya. Pembayaran diproses oleh penyedia pembayaran (lihat bagian 7), dan kami hanya menerima status transaksi. Kami juga tidak menyimpan kata sandi Anda: masuk dilakukan lewat Google atau Facebook.

Parameter yang disamarkan. Bila Anda menandai sebuah parameter API Connector sebagai rahasia (misalnya kode OTP atau kata sandi), nilainya diteruskan ke API tujuan Anda tetapi tidak ditampilkan di konsol dan tidak ditulis ke riwayat percakapan.

4. Dari mana data itu datang

• Dari Anda, saat mendaftar, mengundang tim, menyambungkan channel, mengunggah kontak, dan menyusun agen.
• Dari WhatsApp Business Platform (Meta), saat pelanggan mengirim pesan ke nomor bisnis Anda. Rinciannya di Kebijakan Data WhatsApp.
• Dari Instagram Graph API (Meta), saat pelanggan mengirim pesan langsung ke akun Instagram Business Anda.
• Dari Telegram Bot API, saat pelanggan mengirim pesan ke bot yang Anda sambungkan.
• Dari chatbot website Anda, saat pengunjung memulai percakapan lewat SDK yang Anda pasang di situs Anda.
• Dari penyedia pembayaran, berupa status transaksi ketika Anda membeli kuota atau berlangganan.

5. Untuk apa data dipakai

Kami tidak menjual data Anda maupun data pelanggan Anda, dan tidak membagikannya kepada pengiklan.

6. Bagaimana AI memproses percakapan

Untuk menghasilkan balasan, isi percakapan yang relevan dikirim ke penyedia model AI pihak ketiga yang kami gunakan sebagai subprosesor. Yang dikirim adalah konteks yang diperlukan untuk menjawab: pesan terkini dalam percakapan itu, system prompt yang Anda tulis, dan data dari skill yang Anda aktifkan — misalnya katalog produk Anda.

Kami memilih penyedia yang secara kontraktual tidak menggunakan data Anda untuk melatih model mereka. Daftar penyedia yang sedang kami pakai dapat berubah seiring waktu; daftar terkini tersedia atas permintaan lewat kontak di bagian 15.

Fitur pencarian web pada agen mengirimkan kueri pencarian — bukan seluruh percakapan — ke penyedia pencarian pihak ketiga.

Batas yang perlu Anda ketahui. Keluaran model AI bersifat probabilistik dan dapat keliru. Anda bertanggung jawab atas apa yang agen Anda katakan kepada pelanggan Anda; sarana untuk mengujinya sebelum dipakai tersedia di Lab AI. Jangan menaruh data yang tidak boleh diproses pihak ketiga ke dalam system prompt atau skill.

7. Kepada siapa data dibagikan

Kami membagikan data hanya kepada subprosesor yang diperlukan untuk menjalankan layanan, dan hanya sebatas yang mereka perlukan:

Selain itu, kami dapat mengungkapkan data bila diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan yang sah, atau bila diperlukan untuk melindungi hak, keselamatan, dan keamanan kami atau pengguna kami. Bila terjadi penggabungan, akuisisi, atau penjualan aset, data dapat berpindah kepada penerusnya, dan Anda akan diberi tahu sebelum hal itu berlaku.

8. Berapa lama data disimpan

• Data akun disimpan selama akun Anda aktif.
• Isi percakapan dan tiket disimpan selama akun Anda aktif, karena riwayat itulah yang membuat agen mengenali pelanggan yang kembali. Anda dapat menghapusnya lebih cepat — lihat bagian 11.
• Catatan pembayaran disimpan selama jangka waktu yang diwajibkan peraturan perpajakan dan akuntansi yang berlaku.
• Log teknis disimpan dalam jangka pendek untuk keperluan diagnosis dan keamanan.
• Setelah akun ditutup, data dihapus atau dianonimkan dalam waktu 90 hari, kecuali bagian yang wajib kami simpan menurut hukum.

9. Keamanan

Akses ke konsol memerlukan autentikasi lewat Google atau Facebook; kami tidak menyimpan kata sandi Anda. Data dalam perjalanan dilindungi TLS. Akses internal dibatasi pada personel yang memerlukannya untuk operasional dan dukungan. Di dalam akun Anda sendiri, peran Admin dan Operasional membatasi siapa yang dapat menyambungkan atau memutus channel.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Bila terjadi insiden keamanan yang berdampak pada data pribadi, kami akan memberi tahu Anda dan otoritas yang berwenang sesuai peraturan yang berlaku.

10. Hak Anda atas data Anda

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk: mengetahui data apa yang kami proses dan untuk apa; memperoleh salinannya; memperbaiki data yang keliru; menghapus data; membatasi atau menolak pemrosesan tertentu; menarik persetujuan yang pernah Anda berikan; dan mengajukan keberatan kepada otoritas yang berwenang.

Ajukan permintaan lewat kontak di bagian 15. Kami akan menanggapi dalam waktu wajar, umumnya tidak lebih dari 30 hari, dan dapat meminta verifikasi identitas sebelum memenuhi permintaan yang menyangkut data pribadi.

Bila Anda adalah pelanggan dari sebuah bisnis yang memakai VybeFlow, permintaan Anda harus ditujukan kepada bisnis tersebut. Merekalah pengendali data percakapan itu; kami hanya memprosesnya atas perintah mereka.

11. Penghapusan data

Ada tiga cara, tergantung apa yang ingin Anda hapus.

Menghapus satu percakapan atau satu kontak

Lakukan langsung di konsol, pada Kotak Masuk atau Database. Penghapusan berlaku pada akun Anda dan tidak dapat dibatalkan.

Menghapus seluruh data akun Anda

Kirim permintaan dari alamat email yang terdaftar pada akun Anda ke admin@vyber.id dengan subjek “Penghapusan Data”. Setelah identitas terverifikasi, kami menghapus data akun beserta seluruh percakapan di dalamnya dalam waktu 30 hari, dan dari cadangan sistem dalam waktu 90 hari.

Mencabut akses aplikasi dari Facebook atau Instagram

Buka Pengaturan & privasi → Pengaturan → Aplikasi dan situs web di akun Facebook Anda, lalu hapus VybeFlow. Mencabut akses menghentikan aliran data baru; untuk menghapus data yang sudah tersimpan, kirimkan juga permintaan penghapusan di atas.

Data yang wajib kami simpan menurut hukum — misalnya catatan pembayaran untuk keperluan perpajakan — tetap disimpan sampai jangka waktunya berakhir, dan tidak dipakai untuk tujuan lain.

12. Pemrosesan di luar Indonesia

Sebagian subprosesor kami — terutama penyedia platform pesan dan penyedia model AI — memproses data di luar wilayah Indonesia. Bila hal itu terjadi, kami memastikan adanya dasar dan perlindungan yang memadai sebagaimana dipersyaratkan peraturan pelindungan data pribadi yang berlaku, termasuk kewajiban kontraktual atas kerahasiaan dan keamanan.

13. Anak di bawah umur

VybeFlow adalah layanan untuk kepentingan bisnis dan tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak. Bila Anda mengetahui adanya data semacam itu di layanan kami, hubungi kami dan data tersebut akan dihapus.

14. Perubahan kebijakan ini

Kebijakan ini dapat kami perbarui. Versi dan tanggal berlaku tercantum di bagian atas halaman. Untuk perubahan yang berdampak besar bagi Anda, kami akan memberi tahu lewat email ke alamat yang terdaftar atau lewat pemberitahuan di dalam konsol sebelum perubahan itu berlaku.

15. Menghubungi kami

Untuk pertanyaan, permintaan hak, atau penghapusan data: